7月9日至12日,我参与了交建半年度项目检查工作,走访了四川巴南路面项目和成德南路面项目。三天的走访给我带来很多思考,借此从内部控制的角度来探讨项目管理的一点粗浅认识。
学术上对内部控制的解释是:内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施,旨在实现控制目标的过程。其目标有五个:企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略;其要素也有五个:内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。
理论往往比较抽象和宏观,我个人的简单理解是:大家共同围绕一个目标、依照约定的程序和方法、展开各类活动,为了实现这个目标,还要防范可能出现的各类风险,让事情的发展一直处于可控范围内,这就是内部控制。“大家”可以是相对于一个大企业集团或公司而言的“董事会、监事会、经理层和全体员工”,也可以是相对于一个部门而言的“部门负责人、骨干成员和部门全员”,也可以是相对于一个项目而言的“项目经理、经营班子和项目全员”。
集团、子公司、部门、项目,各自都有对应的内部控制。贯穿于各层次内部控制之间的,是目标!所以内部控制的核心和灵魂,是目标。往大处讲,有战略目标,往小处讲,有效益目标、质量目标、市场业绩目标、安全目标、人力资源目标等等。正是因为目标可以分解,所以才有内部控制的分解。
总之,内部控制不是任何一个人、一个部门的事情,它必须是全员参与的系统工程,并且,它还是可以被分解的。
对于项目管理而言,从内部控制的角度可以分析如下:
1、目标管理原则。
按期保质保量完成项目任务,实现公司下达的效益目标,这是项目部的最终目标。它需要我们将项目效益目标进行分解,落实到各部门、各生产环节,横向上各部门间分工配合和资源分配,纵向上各施工结点的时间、人力、物力安排。
2、全员参与。
项目成本控制是考核项目经济效益的综合性指标,它涉及到项目各部门,也与项目每个员工切身利益有关,因此,成本的控制需要大家共同关心。同时,有关的各部门和个人都要肩负成本责任,把成本目标落实到每个部门乃至个人,真正树立起全员控制的观念,统一思想并调动全员参与实现项目效益目标。
3、关注风险,控制成本。
项目经营团队需要具备对未来风险的预见力和把控力,并提前做好预防准备。如材料保证、质量控制、成本控制、进度等方面可能会存在或预见的风险,该提前谈判的合同提前谈判,该抢的工期提前抢,该提前准备的材料的提前准备,尽量将风险控制点前移。
成本控制的目的是提高经济效益,其途径包括降低成本支出和增加预算收入两个方面。对合同中的暂定项目和存在变更的分项工程,及时申报。尽可能的增加工程收入。用合同赋予的权利合理的增加收入,减少支出。一方面定期进行成本核算和分析,以便及时发现成本节、超的原因;另一方面,及时办理合同外价款的结算,并于事先准备好各类基础资料。
内部控制的理论放之四海而皆准,它也是企业自身发展的需要。今年集团推动的内部控制体系建设,是从企业发展长远战略目标出发的,但我想,对于集团的基本构建元素之一的项目部,内部控制同样有着举足轻重的作用和意义,同样对项目管理有着积极的推动作用。
(集团审计部 周艳)